Problem svetske ekonomske krize i moderne ekonomske strategije o snižavanju troškova („cut expensses“) nametnuo je kompanijama ideju o mogućnosti da brigu o dokumentima koje je neophodno čuvati po zakonu prepuste nama.
Kompanija Iron Mountain raspolaže savremenim arhivskim depoima u Srbiji, što omogućava klijentima da svoj kancelarijski prostor iskoriste za neke druge potrebe i da smanje vreme koje je potrebno da bi pronašli odgovarajući dokument.
Proces počinje PREUZIMANJEM I TRANSPORTOM poslovne dokumentacije sa lokacije klijenta uz obavezne zapisnike o preuzimanju.
PREUZIMANJE I TRANSPORT podrazumevaju put dokumentacije do arhivskih depoa kompanije Iron Mountain koji su specijalno napravljeni za tu svrhu. Dopuna dokumentacije vrši se novim preuzimanjem sa lokacije klijenta u roku od 24 časa od zahteva.
INVENTAR I KLASIFIKACIJA dokumentacije podrazumevaju sređivanje, indeksiranje i klasifikaciju i unošenje arhive prema potrebama klijenta u informacioni sistem kompanije Iron Mountain koji prati sve aktivnosti vezane za arhivsku dokumentaciju.
PAKOVANJE podrazumeva vakumiranje svih dokumenata u plastični omotač radi njihove zaštite od vlage, prašine, insekata i neovlašćenog pristupa dokumentu.
Sledeći deo ciklusa je ČUVANJE DOKUMENTACIJE. U specijalno opremljenim depoima smeštene su kutije sa jedinstvenim identifikacionim brojevima koji omogućavaju brzo pronalaženje traženog dokumenata.
POTRAŽIVANJE / WEB PRISTUP DOKUMENTIMA predstavlja dostavu arhiviranih dokumenata u roku od 5 minuta putem faxa ili emaila. Dostava originala na teritoriji Beograda obavlja se u roku od 60 minuta. Dostava originala na teritoriji Srbije najkasnije u roku od 24h. Vraćanje dokumentacije se vrši nakon obaveštenja da je dokument spreman da se vrati u svoj originalni fajl. Sve vreme dostave/povraćaja dokumentacije, ovlašćeni administrator od strane Vaše kompanije će imati sve informacije o statusu dokumenta i dobiće potpune izveštaje o svim aktivnostima.
Dozvolu za pristup sistemu za upravljanje dokumentima kompanije Iron Trust imaju samo ovlašćeni korisnici. Pristup sistemu za upravljanje podacima je dostupan 24/7/365 sa bilo koje lokacije. Primenom savremenih tehnologija i savremenim načinom arhiviranja kompanija Iron Trust d.o.o. je u mogućnosti da brzo i sa lakoćom pronađe traženi dokument i dostavi ga klijentu u dogovoreno vreme.
ELEKTRONSKO ČUVANJE PODATKA podrazumeva brigu o svim dokumentima koje imamo u digitalnoj formi.